Modul · Fundația platformei
Management documente
Dosarul electronic al instituției: generare, versionare, semnare și arhivare.
Componenta de gestiune electronică a documentelor constituie arhiva operațională a instituției: toate documentele — generate automat din șabloane, încărcate de utilizatori, primite prin e-mail sau preluate de la echipamentele de scanare — sunt stocate centralizat, indexate cu metadate și gestionate cu drepturi clare de acces, conform nomenclatorului arhivistic și cerințelor fiecărui flux.
Compararea vizuală side-by-side a două versiuni, cu evidențierea diferențelor.
Ce se schimbă în circuitul documentelor
Documentul corect, în versiunea corectă, la persoana corectă: versionarea, compararea vizuală și semnarea electronică elimină circuitul hârtiei și dosarele paralele de pe birouri.
Ce poți face
Arhiva operațională a instituției, de la generarea documentului până la arhivarea lui.
Generare din șabloane
Automată, din șabloane configurabile, cu posibilitate de regenerare.
Previzualizare în interfață
Pentru toate formatele uzuale, fără deschiderea aplicațiilor native.
Versionare
Istoric complet: orice versiune anterioară poate fi consultată.
Comparare vizuală
Side-by-side, cu evidențierea prin culori a diferențelor și contor sintetic al modificărilor.
Semnare electronică
Cu certificat calificat, cu stocarea documentului sursă și a fișierului semnat și verificarea validității.
Editor .docx în browser
WYSIWYG, cu tracked changes și comentarii ancorate pe text.
Coduri și numere
Coduri de bare, coduri QR și numere de înregistrare aplicate pe documente.
Indexare și căutare
Filtrare după metadatele definite pe fiecare tip de document.
Vezi toate funcționalitățile
- Mecanisme de identificare a duplicatelor, după denumire și după conținut
- Compresie fără pierderi, criptare la stocare și în tranzit și salvare diferențială (delta encoding)
- Arhiva electronică operațională, organizată conform nomenclatorului arhivistic
- Istoricul complet al fiecărui document: versiuni, modificări, autori și date
- Jurnalizarea accesului și a operațiunilor pe fiecare document
Cum funcționează
De la generarea documentului până la versiunea semnată și arhivată.
GenerareDin șablon, încărcare, e-mail sau scanare
IndexareMetadate pe tipul de document
VersionareIstoric complet, cu salvare diferențială
ComparareDiferențele evidențiate între versiuni
SemnareCertificat calificat, inclusiv multi-semnatar
ArhivareConform nomenclatorului arhivistic
Ce primești standard
Modulul nu este doar o interfață. Vine configurat în varianta standard, gata de folosit din prima zi.
- formulare
- fluxuri
- registre
- nomenclatoare
- șabloane de documente
- reguli de business
- validări
- notificări
- rapoarte
- dashboard-uri
- drepturi de acces
- audit
Integrări native
Toate modulele își gestionează documentele prin această componentă.
Face parte din aceeași platformă
Managementul de documente face parte din pachetul de bază, împreună cu registratura și cu fluxurile. Nu există un al doilea depozit de documente în platformă.
Cum poți porni
Nu trebuie să digitalizezi toată instituția dintr-o dată.
START ONE
Managementul de documente face parte din pachetul de bază — este punctul de pornire al oricărei implementări.
START PRO + MANAGEMENT DOCUMENTE
Peste el se adaugă modulele de specialitate, care își generează și versionează documentele prin această componentă.
Vrei să vezi cum ar funcționa Management documente în primăria ta?
Îți arătăm ciclul complet al unui document: generat din șablon, versionat, comparat, semnat și arhivat.